En el sector de la distribución de recambios, con una media muy elevada de referencias y pedidos preparados por día, usar dispositivos portátiles de lectura de código de barras es especialmente recomendable, según destaca en su último post la empresa ISI Condal, en el que revisa qué supone la utilización de PDA en la gestión del almacén, además de cómo puede vincularse la PDA y el ERP con el ejemplo de su Software de Gestión Integral.

La PDA interviene en la mayoría de los procesos de extracción y reposición de mercancía que se ejecutan en el almacén: preparación de pedidos a cliente final: extracción (picking), validación y expedición; otras opciones de salida de mercancías, como devoluciones a proveedor, traspasos entre almacenes; control de stock e inventarios; y recepción de pedidos. Las ventajas principales del uso de PDA en todos estos procesos son más rapidez, más productividad y menos errores, ya que se elimina el margen de error de una gestión manual y facilitamos el trabajo.

Otras ventajas adicionales son el aumento en la trazabilidad del producto, ya que se puede conocer en tiempo real en qué momento del proceso de preparación o recepción se encuentra una determinada referencia; y la facilidad en la formación del personal, ya que se simplifica su gestión.

El cambio fundamental en el uso de PDA es que toda la gestión (incluida la de mostrador) se basa en pedidos, que se catalogan en función del proceso de preparación del pedido y del tipo de entrega. Una posible clasificación podría ser la siguiente: pedidos urgentes, pedidos por rutas y pedidos por agencias de transporte.

En cada tipo de pedido, se pueden establecer diferentes protocolos de trabajo en lo que se refiere a validación, extracción y expedición. La PDA informará de forma automática del estado de preparación de cada pedido en función de su clasificación. Y también permitirá imprimir los albaranes para el cliente.

La consecuencia más evidente del uso de PDA en el almacén es la agilidad en los flujos de trabajo: como se controla a tiempo real el estado del trabajo del almacén, el personal puede cambiar fácilmente entre preparación de pedidos y ubicación de mercancía. Además, la información a tiempo real entre recepción y preparación de pedidos permite una gestión inmediata de las peticiones de nuestros clientes.

Por otro lado, el uso de PDA implica cambios en la organización física del almacén. En primer lugar, hay que asegurarse de que se dispone de conexión WiFi o 3G para vincular la PDA a las bases de datos. Además, todos los productos (sistema que transforme la referencia en el código de barras correspondiente) y ubicaciones tienen que estar etiquetados. El tamaño mínimo de la etiqueta será el óptimo para su lectura y dependerá de la longitud de las ubicaciones y no debe ser superior a 15 dígitos.

Todo lo que ISI Condal ha comentado en los apartados anteriores no serviría de mucho si no está vinculado el uso de PDA con el sistema de gestión del distribuidor. En el caso de su ERP IsiParts, esta vinculación con dispositivos de lectura de códigos de barras es posible. Para ello, la PDA dispone de una interfaz específica con las siguientes opciones: salidas de mercancías, reposición de mercancías, inventarios, gestión de ubicaciones, consulta stocks, consulta del estado reposiciones y salidas, e impresión etiquetas códigos de barras.