De cómo gestione el tiempo un taller, de cómo sea capaz de optimizar el trabajo, conseguirá, en consecuencia, una mejor atención al cliente, una mayor productividad y reducirá notablemente el estrés y la sobrecarga. Pero, ¿cómo se puede optimizar el tiempo en un taller de reparación? Desde el Grupo Serca ofrecen tres consejos para conseguirlo.
Llevar al día la agenda de citas y de trabajo
Lo peor que le se puede hacer a un cliente es facilitarle la entrada de su vehículo sin saber cuándo va a poder recogerlo. Mucho mejor informarle de los tiempos de ejecución exactos, de cuándo va a poder traer su vehículo para llevárselo en el mismo día o en un plazo razonable, que no atenderlo, darle entrada a su coche en el taller y esperar a que tengamos huecos para poderlo trabajar.
Para ello, hay que llevar una agenda de ejecución de trabajos exacta: nada más comenzar la jornada es necesario saber qué trabajo hay que sacar, qué huecos tiene el taller para atender a nuevos clientes y cuántas citas se pueden abarcar sin saturar de trabajo a la plantilla ni producir esperas innecesarias.
Informatizar la gestión
Por agenda de citas no se debe entender un calendario encuadernado: para no perder ni un segundo en la gestión todo debe estar informatizado y presentado de forma que, a la hora de consultar la agenda, se tengan especificados los tiempos de trabajo y la disponibilidad, así como permitir una conexión con el cliente que no tenga que acudir al taller directamente para realizar consultas sobre su vehículo, pedir cita previa o conocer qué tipos de tareas mecánicas realizamos.
Por otro lado, una buena gestión informatizada del taller no se limita a ofrecer información o dar entrada a las citas en el taller: debe facilitar otras tareas cotidianas como la realización de presupuestos, pedidos a nuestros proveedores habituales, información técnica, etc.
Determinar la cadena de trabajo
Cada miembro de la plantilla del taller debe saber cuál es su labor diaria, cuánto tiempo dispone para ello y la carga de trabajo que tiene asignada. El mecánico multitarea resulta eficaz y resolutivo, por lo que no está de más no prescindir de él, pero hay que tender hacia la especialización de cada uno de los miembros, recibiendo formación técnica y de gestión constante.
Los procesos de cómo atender y recibir a cada cliente deben ser fluidos: primero, gestionar la cita, los tiempos de espera y el presupuesto de los servicios, a la par que se realiza una diagnosis del vehículo que acabe por marcar los trabajos posteriores. Para esto último es muy importante la coordinación entre todos los implicados, ya que lo óptimo es que todo el taller y la plantilla estén preparados para que cuando se acabe una tarea, se pueda iniciar la siguiente.
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