Los Key Performance Indicators (KIPs), o Indicadores (o Medidores) Clave de Desempeño en español, son métricas empresariales que se utilizan para evaluar factores cruciales para el éxito de un negocio. Los KPIs, que dependen de las prioridades o de los criterios utilizados para analizar los resultados, se aplican en las empresas para evaluar las tendencias e indicar un camino de acción para el negocio. De esta forma, las métricas ayudan a la organización a analizar el progreso en relación con los objetivos declarados, destacan desde Connection Soft Service (CSS).

En este sentido, los KPIs otorgan a todos los profesionales que trabajan en una organización una visión clara de lo que es importante y de lo que es necesario hacer. Contar con estos indicadores garantiza que cada empleado hará lo necesario para cumplir o exceder sus metas. Así, una buena divulgación del avance en esas métricas sirve como elemento motivacional para el equipo.

Un KPI sólo tiene valor por la acción que inspira. Con frecuencia, muchas empresas adoptan indicadores utilizados por otras organizaciones y terminan sorprendiéndose porque no logran resultados positivos con ellos. Un aspecto importante de los KPIs, usualmente descuidado según CSS, es que son una forma de comunicación, de modo que cuanto más sucinta, clara y relevante es la información, más fácilmente será incorporada y habrá mayores posibilidades de que genere una acción.

Para desarrollar estas métricas, la empresa comienza con la tarea básica de definir cuáles son los objetivos de la organización, cómo pretende alcanzarlos y quién puede actuar. Para ser efectivos estos indicadores clave deben ser cuantificables. A la hora de definir los KPIs, hay que recordar siempre que “menos es más”, hay que utilizar los KPIs justos, de lo contrario ya no cumplirán su función.

Dentro del taller de reparación, las métricas permiten conocer sus puntos fuertes y detectar áreas de mejora, además de aportarle mayor visión del punto en el que se encuentra y, por tanto, mayor control y capacidad de reacción. Están basados en cifras y datos que el taller maneja en su día a día, y conocerlos facilitará su control y gestión.

Entre los aspectos más relevantes, el primero sería la facturación. Así, un buen KPI sería el número de ventas mensuales, a través de la monitorización de los presupuestos realizados y los aceptados, para poder realizar una comparativa. Otro indicador clave será la productividad, que mide el grado de ocupación productiva del tiempo del taller. Así, un seguimiento de este KPI permitirá saber si existe una mala organización, poco trabajo o un dimensionamiento incorrecto.

Asimismo, conocer la eficiencia operativa (la ganancia obtenida del tiempo empleado por los operarios) permitirá saber si los operarios están poco formados o desmotivados, o si la elaboración de presupuestos o la utilización de equipos son inadecuados o están obsoletos, si el valor resultante es bajo.

Márgenes sobre ventas, eficiencia general del taller (baja productividad, trabajos no facturados,...), tiempos de ciclo o conocer la tasa de fidelización de clientes (conociendo el número de usuarios que han repetido operaciones en el taller), incluso, cuál podría ser el mejor horario de atención (monitorizando las horas y el número de clientes que entran en cada intervalo) podrían ser otros KPIs interesantes para el negocio.

Una vez se empiece a monitorizar estos datos, el taller establece un periodo de tiempo para analizarlos y ver hacia dónde va el negocio. Para ello, las mejores herramientas digitales de gestión permiten medir y monitorizar todas las áreas del negocio. Gracias a estas herramientas, el taller tiene en su mano la trazabilidad de los procesos, las tareas y el desempeño de las personas del equipo del taller, lo que redunda en un mejor y mayor control de los trabajos y la organización del taller. En este sentido, con CSS, el análisis de los datos se personaliza y automatiza para ganar en control, rentabilidad y productividad.