- Estar conectado con TecDoc. Desde hace más de 20 años, TecDoc es uno de los catálogos de vehículos y recambios más importantes del mundo. Permite la identificación exacta de los vehículos y de las referencias que pueden ser instaladas sobre éstos. Si la información de TecDoc se integra en el propio software de gestión, se facilita el trabajo de las áreas de Compras y Ventas, ya que pueden realizar búsquedas por cualquier código de referencia OEM o IAM y tener información de referencias equivalentes.

- Tener un portal de venta online conectado al ERP. El auge del comercio online es imparable y los talleres no son una excepción. Por eso, el ERP elegido debería estar integrado con un sistema de comercio electrónico B2B para talleres. A través de este B2B, los clientes podrán consultar directamente la disponibilidad de stock en los almacenes, tramitar los pedidos a cualquier hora del día, y descargarse sus albaranes y facturas.

- Controlar los movimientos del almacén a través de PDA. Gestionar con PDA los procesos de extracción y reposición de mercancía es necesario para cualquier programa de gestión destinado a distribuidores de recambios. Las ventajas principales del uso de PDA son más rapidez, más productividad y menos errores.

- Gestionar inventarios a través de PDA. Hacer inventarios que den como resultado un stock fiable es esencial para cualquier distribuidor de recambios. Es la clave para que no se produzcan ventas fallidas y evitar la tentación de sobrestocar para asegurar la disponibilidad de la referencia. El uso de PDA en la gestión de inventarios aporta una base sólida al trabajo de los Departamentos de Compras y Ventas.

- Disponer de control de artículos multiubicados. La multiubicación es un sistema de almacenamiento en el que una misma referencia puede ubicarse en diferentes huecos del almacén cuando uno está completo. Si el programa de gestión incluye la multiubicación entre sus funciones, se evitarán reubicaciones innecesarias de stock y se facilitará la logística del almacén.

- Automatizar los pedidos a proveedor y el reaprovisionamiento entre delegaciones. Dos funcionalidades que mejoran la gestión del stock, uno de los caballos de batalla de cualquier recambista. Es un plus si el ERP elegido puede llevar a cabo estas funcionalidades:

  • Calcular de forma automática el número de unidades a pedir de cada una de las referencias y elaborar propuestas automáticas de pedido directamente a proveedor.
  • Supervisar las existencias de cada sucursal y lanzar automáticamente procesos de reaprovisionamiento en función de los criterios predeterminados (consumo, ventas falladas, etc.).

- Calcular el stock ideal por referencia. Como en el caso del anterior apartado, el cálculo del stock ideal permite mejorar la gestión del stock ya que evita la tentación de acumular un exceso de referencias. Indispensable que este cálculo sea automático y que modifique de forma dinámica los procesos de aprovisionamiento entre almacenes y las propuestas de pedido a proveedor (si los hubiera).

- Automatizar los extractos bancarios a través de la norma 43. La norma 43 es un estándar fijado por la AEB (Asociación Española de Banca) que regula la transmisión de los extractos de cuentas corrientes. El resultado de su aplicación por parte del banco es un fichero con un formato estandarizado donde quedan reflejados todos los movimientos de una o varias cuentas corrientes de una misma entidad o sucursal financiera. El software de gestión elegido tiene que ser capaz de importar el fichero de la norma 43 y traducir estos datos para que, de forma automática, se concilien movimientos, se realice el punteo de bancos y se generen los asientos correspondientes.

- Crear de forma automática facturas a proveedor y compensarlas con los albaranes. Conectar el programa de gestión con el servicio de TecCom de TecAlliance permite automatizar todo el proceso de compra de recambios IAM entre el distribuidor y el fabricante de recambios: consulta de disponibilidad, envío de pedidos, integración de albaranes de compra y de las facturas (con detección de diferencias entre ambos).

- Cargar tarifas de forma automática. Tener las tarifas de los proveedores siempre actualizadas de forma automática supone ahorrar mucho tiempo y dinero. Es un extra si, además, se pueden conocer con antelación los nuevos precios y decidir el alta de las nuevas referencias en el sistema.

- Conectar la centralita al sistema y tener estadísticas de las llamadas. Recibir una llamada y que el software de gestión muestre de qué cliente se trata; tener control estadístico de las llamadas que acaban en venta, consulta o venta fallida; disponer de plantillas de ventas habituales y consultar el histórico de llamadas, vehículos, matrículas, bastidores y referencias solicitadas,… Una de las misiones del software de gestión elegido tiene ser ponérselo más fácil al personal del Call Center.

- Controlar y gestionar las rutas y entregas de los repartidores. En un mercado tan competitivo como el de los recambios multimarca, gestionar las entregas de la flota de reparto de forma eficiente puede marcar la diferencia. Si el ERP elegido incluye funcionalidades relacionadas con la gestión de rutas (a través de una App y con captura de firma e inserción en albaranes incluida), el trabajo será más fácil.

- Hacer 'Cross docking'. El 'Cross docking' es un tipo de preparación de pedidos en el que la mercancía recibida no se almacena en stock. Esto aumenta la rapidez en la gestión de pedidos y supone un ahorro considerable en costes de almacenamiento y personal de almacén.

- Tener un CRM conectado. Un CRM permite compartir los datos de clientes y potenciales entre todos los departamentos de la empresa y, además, facilita herramientas especiales a los comerciales que les permiten impulsar las ventas.

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