Una de las tareas más habituales e importantes que realizan en el Departamento de Administración es la emisión de facturas. “Hoy en día, es algo que puede llevarse a cabo de una forma relativamente sencilla a través de determinados sistemas de gestión”, afirma Arancha García, Técnica de Soporte al Cliente. “Por mi experiencia en soporte a clientes de Isi Condal, creo que es necesario que detrás del software de gestión que utilicéis, existan usuarios con los conocimientos imprescindibles sobre facturación para llevar a cabo ese cometido con éxito y no cometer errores de base, porque eso no lo soluciona ningún programa”.

  • Numeración, datos emisor-receptor, importes según tipos de facturas. Una de las principales cuestiones que a tener en cuenta a la hora de generar facturas, sean del tipo que sean, es que siempre se debe asignar una numeración correlativa según las fechas, evitando así dejar números vacíos o saltos en el tiempo. En cuanto a los distintos tipos de facturas existentes, cabe destacar las diferencias más importantes entre las facturas simplificadas ('tickets') y el resto de facturas ordinarias (ya sean de contado o de crédito).

En ambos casos, se deben hacer constar los datos del emisor y, en cuanto a los datos del receptor, también es siempre obligatorio que aparezcan, salvo en los casos en que se emita una factura simplificada de importe menor o igual a 400 euros (IVA incluido). Es importante tener en cuenta que, a la hora de llevar a cabo el cobro de las facturas, nunca se pueden realizar cobros en efectivo por importes iguales o superiores a los 2.500 euros.

  • Puntualizaciones sobre emisión de facturas y tipos impositivos. Otro de los aspectos que a veces suscita alguna duda es la decisión sobre el tipo impositivo a aplicar en la factura en función de la ubicación geográfica de su receptor. Para ello, hay que tener en cuenta que, si dicho receptor es una empresa nacional, la operación de venta estará sujeta a IVA, salvo en los casos en que sea de Canarias, Ceuta o Melilla, en que estará exenta.

Si el cliente es extranjero, hay que tener en cuenta si se trata de una empresa o de un particular y su país de origen: las empresas y particulares extranjeros siempre están vinculados a operaciones exentas de IVA. Como excepción, las operaciones con particulares procedentes de la Unión Europea (operaciones intracomunitarias) siempre están sujetas a IVA.

  • Facturación de las ventas a crédito. A la hora de pactar con un cliente las condiciones sobre las que se va a realizar ventas a crédito, la empresa se puede encontrar con facturas que poseen vencimientos que se alargan en exceso en el tiempo; por ejemplo, hoy en día todavía es muy común encontrar vencimientos de hasta 120 días. Según la Ley de Morosidad (Ley 15/2010), se establece que los vencimientos de las ventas a crédito no deben superar nunca los 60 días desde la recepción de las mercancías o la prestación de los servicios.